Lesen Sie, wie Mitglieder bestehender Kiwanis Online-Clubs ihre Versammlungen in der Vergangenheit gehandhabt haben, und erhalten Sie Tipps, wie Sie Ihre Online-Clubversammlungen optimal gestalten können.

Von Vicki Hermansen

Einige Kiwanis Clubs setzen bereits seit Jahren Technologie für ihre Versammlungen ein. Ihnen wird aufgrund der Vorschriften zur Einhaltung der COVID-19-Abstandregeln keine Versammlung entgehen.   

Der eKiwanis Club Greater Chicago, Illinois, trifft sich jeden zweiten Monat persönlich. Alle anderen Versammlungen werden über Telekonferenzen abgehalten. Dem Club stehen einige Optionen für Online-Versammlungen zur Verfügung.

Dem Kiwanis Club Friends Across Borders Jamaika im Distrikt Ostkanada und Karibik gehören Mitglieder aus den Vereinigten Staaten, Jamaika und der östlichen Karibik an. Der Club trifft sich einmal monatlich online bei GoToMeeting (www.gotomeeting.com/de-de).  

Der Cyber Kiwanis Club Coastal Valley in Kalifornien ist bereits seit 2008 ein Online-Club.   

„Es hat damit angefangen, dass viele Geschäftsleute, Lehrer und andere nicht unbedingt die Möglichkeit hatten, sich frei zu nehmen – auch nicht während der Mittagszeit –, um an einer Kiwanis-Versammlung teilzunehmen“, sagt Marie Banuelos, die Präsidentin des Clubs. „Mütter, die sich zu Hause um ihre Kinder kümmern mussten, konnten nicht einfach das Haus verlassen. Und gerade diese Gruppe ist bei Kiwanis sehr engagiert.“  

Über die heutigen Online-Plattformen ist es einfach, zu anderen Menschen Kontakt aufzunehmen. Zudem halten Online-Versammlungen keinen Club davon ab, in den Gemeinden aktiv zu sein. Die Mitglieder des eKiwanis Clubs Greater Chicago führen monatlich zwei bis drei Projekte durch, zum Beispiel Freiwilligenarbeit bei Tafeln, in Altenheimen oder in Obdachlosenunterkünften und die Verteilung von Geschenken an Familien zu besonderen Feiertagen.  

„Wir verwenden FreeConferenceCall.com (www.freeconferencecall.com/de/de) und haben dort die Möglichkeit, ein kostenloses Konto einzurichten“, sagt Jennifer Roeslmeier, die Präsidentin des Clubs. Als Digitalmarketing- und Markenmanagerin einer Software-Firma kennt sie sich mit dem Einsatz von Technologie bei der Arbeit aus.   

Laut Roeslmeier können sich bis zu 1.000 Teilnehmer in diese kostenlose Konferenzschaltung einwählen. Darüber hinaus kann über diese Plattform auch Screen-Sharing erfolgen.   

„Falls Sie Bildmaterial teilen möchten, können Sie Ihren Clubmitgliedern einen Link zuschicken, der es ihnen ermöglicht, Ihren Bildschirm auf ihren Geräten zu sehen“, fügt sie hinzu. Diese Option hat sie bereits bei Vorstandsversammlungen eingesetzt.   

Roeslmeier zufolge nutzt ihr Club für Video-Chats auch GoToMeeting (www.gotomeeting.com/de-de) und beabsichtigt, diese App auch bei den bevorstehenden Vorstandsversammlungen zu verwenden.   

„Ich mag diesen Service. Man hat die Optionen Video-Chat und Screen-Sharing. Sollten Sie bereits ein GoToMeeting-Konto erstellt haben, ist dies eine gute Option. Zoom (zoom.us/de-de/meetings.html) ist ein kostenloser Service mit den gleichen Funktionen – Video-Chat und Screen-Sharing“, sagt Roeslmeier. Skype ist eine weitere Option.  

Gemäß Paulette Kirkland, der Präsidentin des Kiwanis Clubs Friends Across Borders, eignet sich die GotoMeeting-Plattform gut für ihre Clubversammlungen, einschließlich der monatlichen Versammlungen, Vorstandsversammlungen und Komiteeversammlungen.  

Marie Banuelos vom Cyber Kiwanis Club Coastal Valley sagt, dass ihr Club den Vorteil der immer stärker aufkommenden Cyber-Kommunikation bei seiner Gründung genutzt hat.   

„Nach zwölf Jahren haben sich unsere Mitglieder an die Online-Versammlungen gewöhnt und die neuen Mitglieder passen sich schneller an als langjährige Mitglieder eines regulären Clubs“, sagt sie. „Man muss Geduld haben.“  

Alle sind sich einig, dass es wichtig ist, Richtlinien für Mitglieder festzulegen und einer Tagesordnung zu folgen, um erfolgreiche Versammlungen abhalten zu können. Roeslmeier sagt, eine Online-Versammlung sei fast dasselbe wie eine persönliche Versammlung. Laut Banuelos fehlt lediglich die Mahlzeit.   

Hier sind einige Tipps für die Durchführung effektiver Online-Versammlungen:

• Finden Sie eine benutzerfreundliche Plattform und stellen Sie Benutzeranweisungen bereit.
• Prüfen Sie vor der ersten Versammlung die Technologie.
• Teilen Sie den Mitgliedern den Zeitpunkt und das Datum der Versammlung mit.
• Bereiten Sie eine Tagesordnung vor und halten Sie sie ein. Lassen Sie die Versammlung nicht ausufern, damit alle Anwesenden engagiert bleiben. 
• Beginnen Sie rechtzeitig mit der Versammlung. Schalten Sie die Video- oder Telefonverbindungen mindestens zehn Minuten vor Versammlungsbeginn frei.
• Vergewissern Sie sich zu Beginn der Versammlung, dass alle den Versammlungsleiter sehen und hören können sowie den geteilten Bildschirm sehen.
• Informieren Sie die Teilnehmer darüber, wann die Stummschalttaste genutzt werden sollte.
• Lassen Sie die Mitglieder wissen, dass sie bei den Videoversammlungen ihre Kamera nicht benutzen müssen.
• Wählen Sie einen Gastgeber oder Moderator aus und bitten Sie dieses Mitglied langsam zu sprechen, da sich eventuell viele Teilnehmer während der ersten Versammlungen etwas verloren fühlen.
• Halten Sie die erste Versammlung kurz, damit sich die Mitglieder an die neue Technologie gewöhnen können. 
• Versuchen Sie es am Anfang mit einer Aktivität oder bitten Sie die Mitglieder, gute Erinnerungen in Verbindung mit Kiwanis auszutauschen, um die Beteiligung der Mitglieder zu fördern. 
• Überlegen Sie, einen Gastredner oder einen anderen Kiwanis Club zu Ihrer Telekonferenz einzuladen. Dies ist eine gute Gelegenheit, mit anderen Kiwanis Clubs, die man normalerweise nicht kennenlernen würde, Kontakt aufzunehmen. Vielleicht schaltet sich ein Club aus einem anderen Teil Ihres Landes oder aus einem ganz anderen Land ein.

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